当事務所は、業務上取り扱う全ての個人情報（特定個人情報を含む。以下同様とします。）の取扱いについて社会的使命を十分に認識し、当事務所で業務に従事する全ての職員が、個人情報に関する法令等を遵守するとともに、お客様のプライバシーを保護し、その信頼に応えていきます。当事務所は、次のとおり、個人情報保護に関する基本方針を定め、その徹底を図ります。
1.法令等の遵守
当事務所は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。
2.適正な取得、利用目的
事業活動の範囲内で取得した全ての個人情報に対して、あらかじめ利用目的を定め、お知らせするとともに、その目的達成のために必要な限度で公正かつ適正に取得した個人情報については、社会保険労務士法に定められた業務及びそれに関連する業務の遂行に必要とする最小限において使用し、必要とする場合以外は事務所外に持出し、口外しません。また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。
3.第三者提供
当事務所は、原則として、本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはありません。ただし、法律により許される場合には、関係法令に反しない範囲で、本人の同意なく個人情報を提供することがあります。
4.第三者への委託
当事務所が個人情報の処理外部に委託することは原則としてありません。ただし、必要に応じて外部に委託する場合には、適正な委託先を選定するとともに当事務所の機密保護基準に従うこと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求し、委託先との間に個人情報保護に関する契約を取り交わします。
5.共同利用
当事務所は、提携事業者その他第三者との間で、業務遂行及び提携サービスに必要な範囲において、利用者から取得した個人情報を共同利用することがあります。この場合、当事務所は、あらかじめ、共同して利用する情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的、当該情報の管理について責任を有する者を公表いたします
6.個人情報の開示・訂正・利用停止又は消去
お客様から個人情報の内容の開示（個人データの第三者提供記録の開示を含みます。）・訂正・利用停止・消去又は第三者提供の停止の請求があった場合は、法令に基づき適切・迅速に対応いたします。また、従業員様からの直接の開示請求については、事業主様を経由して回答することとします
7.安全管理措置
個人情報の漏洩、滅失又はき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策及び是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティー体制を継続的に向上させます。
また、個人情報を取り扱うパソコンは充分必要なファイアーウォール及びウイルスチェック機能を装備することに加え、外部からの不正侵入を防止するための専用セキュリティシステムを導入し、安全性を確保します。また、必要最小限において外部に持出すパソコンは、起動時の認証機能を設定して移動することとし、電子化された個人情報を外部記憶媒体に保管して移動する場合等は、データを暗号化し、セキュリティーの管理に努めます。
8.廃棄処分
お預かりした個人情報の法定保持期間を経過し廃棄するときは、クロスカットシュレッダーを使用するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。
9.職員の教育、監督
お客様の情報の適切な取り扱いに関する教育を徹底し、当事務所から権限を与えられた職員だけがその情報にアクセスできます。当事務所の個人情報保護に関する確約に違反した職員は、当事務所の規定に基づき厳正に処分されます。
10.継続的な改善
個人情報保護マネジメントシステム（当社が保有する個人情報を保護するための方針、規程、基準、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステム）を策定・実施し、継続的に改善します。
11.プライバシーポリシーの変更
当事務所では、社会情勢の変化、技術の進歩、個人情報保護法の改正等に応じ、事前の予告なくプライバシーポリシーを変更することがあります。
12.連絡窓口の専任
お客様との連絡等はお客様が指定された貴社ご担当の方を通して行います。
13.お問い合わせ窓口
当社は、私たちが取り扱う個人情報について、本人から開示、訂正、利用停止及び苦情相談等のお問い合わせがあった場合は適正に対応します。
上記に関するお問い合わせは、以下にお願いいたします。
社会保険労務士事務所タグボート
代表 岩下 文彦
制定日／令和５年7月1日
連絡先／社会保険労務士事務所タグボート
住所／〒890-0045 鹿児島県鹿児島市武1丁目2-10 JR鹿児島中央ビル4階
電話／099-808-8526
FAX／099-833-3015
個人情報保護管理者／岩下 文彦
